S. O. S: Titkárnők, segítség kellene?

Hát én titkárnő vagyok. Annyira jók ezek a feladatok, amikor magának a tanárnak sincs fogalma se arról, hogy hogyan zajlanak ezek a dolgok a valóságban.

Szerintem a dokumentum kezelés folyamata a cégtől és a cégvezető elképzeléseitől függ. Jelenlegi cégemnél minden papírmunka a titkárnő feladata. Mondjuk a levél kezelésen kívül. Ezeket most nem is iktatjuk, de vannak cégek amik a beérkező leveleket iktatják egy erre rendszeresített "könyvben" vagy számítógépes rendszerben. Ilyenkor minden levél kap egy számot, amelyet a borítékra rávezetnek. Nagyobb cégeknél a titkárnő feledata a levél felynitása, hogy az a megfelelő címzetthez kerüljön.

Szóval jelen helyzetemben ilyenekkkel nem foglalkozom. Annál inkább ügyfelek keresése (ennek uyge nem sok papír munkája van), a meglévő ügyfelekkel való folyamatos kapcsolattartás, (ezeket általában ma már emeilben intézem. Ide aztán minden beletartozik, az ügyfél szükségleteinek felmérése, árajánlat adása, az árajánlat esetlges finomítása, szerződés kötés, a munka megkezdésének és folymatának folyamatos dokumentálása, az ügyfél tájékoztatása a munkafolyamatokról, a munka készre jelentése, számlázás, a számlához szükséges egyéb papír munka ellátása. Én a munka elkészülte után is szoktam tartani a kapcsolatot az ügyfelekkel, így legközelebb is van esély arra, hogy a céget válasszák.

Ha árubeszerzés szempontjából nézem a papírmunkát, akkor csak az ajánlat kérés, a megrendelés papírmukája van. Jó esetben, mert vannak cégek akik nem sokat költenek egy titkárnőre, inkább minden papírozást áthárítanak rám. :)

Hát hozzám tartoznak még a bérrel kapcsolatos dolgok is. Ezek azért a jelenléti ívek, bérszalagok elkészítésében kimerülnek. És mindezek mellett ugye folyamtosan készülnek a különböző támájú, csak belső használatra való feljegyzések, kimutatások, ilyen-olyan összehasonlítások.

És ezek mellett csak úgy mellékesen jönnek a filmekben látott titkárnői feladatok. Időpont egyeztetés stb. stb.

Mivel az irodában egyedül vagyok jobbára, így a teljes berendezés az én kényelmemet szolgálja. Számomra nagyon fontosak az irodában lévő színek. imádom a fehér színt de nem a falon. Így kellemes kéket választottam. Számomra fontos, hogy a különféle eszközök a kezemre essenek. gonolok itt arra, hogy egy elektromos eszköz elhelyezését meghatározza a konektor elhelyezkedése. Ami nem biztos, hogy jó. Nagyon szeretek jó minőségű eszközökkel dolgozni. Mivel nagyon sokat ülök számítógép előtt, nagyon fontos, a gép megfelelő elrendezése. Fontos, hogy a monitor képernyője megfelelő legyen, ne vakítson el nagyon, ne fájduljon meg tőle a fejem. Nekem ha a kényelmi szempontokat nézzük fontos a fény. A sok ablakos megoldást szeretem a legjobban. A lámpatestekben legyen megfelelő izzó, izsonítosan el tudok fáradni a villogó vakító izzótól. Nem mondom, hogy a fentiek közül minden megvan, de ezekre vágynék.

Remélem tudtam valamennyit segíteni. Sok sikert