Hogy kellene megfogalmazni egy ilyen levelet?

Az anyakönyvi kivonatom Debrecenben van, mert át kell javítani rajta anya nevét, mert mikor csinálták, elírták, és csak most derült ki. Illetve már fél éve, és már azóta ott van, de még nem kaptam vissza. Anya felhívta a hivatalt, és azt mondták, hogy írnom kell nekik egy levelet, amiben kérem az irat javíttatásának sürgetését, mert a személyi igazolvány készítéséhez kellene az az irat. Hogy kellene megfogalmaznom? És nem a polgármesteri hivatalban dolgozók dolga lenne ezt elintézni? Elvégre ők küldték el Debrecenbe.. Köszönöm a válaszokat.