Van-e e-mail "etikett"? Amire gondoltam, hogy illik-e e-mail levelekre válaszolni, /itt nem a kéretlen üzikre, levelekre gondolok, mert azokat törlöm. /

[link]

üdv.

Anno megfogalmazták az internetes etikettet, amit le is fordítottak magyarra. Lásd:

[link]

Alapvetően ugyanazok a szabályok vonatkoznak az elektronikus levelezésre is, mint a hagyományosra, persze pár kivételes eset azért van.

A (magyarországi) gyakorlatban eltérő szokások alakultak ki a hivatalos levelezésre, mint a kötetlen, magán jellegű levelezésre.

Pár szabály a céges levelezésre:

- Lehetőleg adj egyedi címet a levelednek, ami tükrözi a levél tatalmát. Nincs rosszabb mint a Re: Fw: Re: Re: Fw: Re: (no subject) levelekből kikeresni a szükséges levelet.

- Hacsak nem vagy tényleg közvetlen viszonyban a címzettel, kerüld a tegeződést. Hivatalos – iktatandó – levél esetén akkor is, ha tegező viszonyban vagytok.

- Legyen a levélnek megszólítása.

- Legyen a levél végén un. signature (aláírás), ami tartalmazza a teljes neved, a cég nevét, a beosztásodat, esetleg egy telefonszámot, válaszcímet.

- Legyén rövid, lényegre törő, de érthető. Ha a kommunikációnak van valami tárgya, akkor azt fogalmazd meg pontosan. Legyen a levél önmagában érthető, ne hivatkozzon régi levelekre, más kommunikációs csatornákra, mert egyrészt nem biztos, hogy a levél tényleges olvasója emlékszik rá, vagy nem biztos, hogy azonos azzal a személlyel, akivel eddig leveleztél, telefonáltál.

- Ha kell a válaszlevélben idézd azt, amire válaszolsz. De csak annyit, amennyit kell. Lehetőleg az idézet előzze meg a válaszodat. Ne idézd a köszönést, aláírást. A lényeg, hogy ha valaki elolvassa a levelet, annak ne kelljen más leveleket elővenni, fel-le görgetni ahhoz, hogy megértse a levél tartalmát.

- Ha a levél túl hosszú, akkor lehetőleg már a levél tárgyánál jelezd ezt.

- Ne csatolj nagy fájlokat a levélhez. A pár MB-nál nagyobb fájlokat más úton juttasd el a címzetthez. Pl. töltesd fel a cég honlapjának tárhelyére és a linket küld el. Nem tudhatod, hogy mekkora a fogadó fél postafiók korlátja.

- Ne küldj el egy üzenetet több címzettnek. Ha egyetlen levélnek van több címzettje – pl. Aladár és Béla –, akkor külön-külön írj nekik, hacsak nem vagy meggyőződve arról, hogy Aladár és Béla megosztaná egymással az email címüket.

A magánlevelezés meg ugye kötetlenebb forma. Ha ismerőssel levelezel, akkor te tudod, hogy az ismerősöd mit fogad szívesen és mit nem.

Magánjellegű levelezésnél nyugodtan tegeződj, még akkor is, ha fogalmad sincs, hogy milyen korú a címzett. (Mint ahogy én is tegezlek itt téged, és te is engem.) De itt is igaz: Amennyire lehet könnyítsd meg a címzett dolgát. Legyen a levél tömör, érthető, legyen címe, ha fontos más elérhetőséged, akkor azt is add meg, stb…