Honnan lehet azt megtudni, hogy különböző eljárások hivatalos iratait mennyi ideig tartják meg?

Az iratok megőrzése, tárolása és selejtezése több jogszabályban is megjelenik. Amennyiben ezek a szabályok ugyanarra a bizonylatra különböző megőrzési időt határoznak meg, úgy mindig a hosszabbat kell figyelembe venni.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény szerint a bizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Az elévülés alapesetben a bevallás, bejelentés beadási vagy az adó fizetési határideje évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napja. Az elévülési időszak és ezáltal a megőrzési időszak bizonyos esetekben meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés pedig meg is szakítja az elévülést.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és ezeket alátámasztó dokumentumokat nyolc évig szükséges megőrizni.

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény értelmében a munkaügyi iratok megőrzése a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig kötelessége a munkáltatónak. A bérrel kapcsolatos iratok megőrzése kiemelten fontos.

Az áfatörvény is rendelkezik az iratok megőrzési idejéről és módjáról. Ezen törvény értelmében a papír alapon kibocsátott okirat megőrizhető papíron, illetve a megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is. Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet rendelkezik a digitális archiválás szabályairól. A rendelet értelmében a megőrzési kötelezettség lejártáig biztosítani kell az elektronikus dokumentum törlése, megsemmisítése, utólagos módosítása, sérülése és jogosulatlan hozzáférése elleni védelmét. Továbbá biztosítani kell, hogy az elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága megmaradjon. Ezen feltételek teljesítésének felelőssége minden esetben a megőrzésre kötelezettet terheli.

A számviteli törvény szerint az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a jogszabályi előírások figyelembevételével – elektronikus másolat készíthető és a bizonylatmegőrzési kötelezettség ilyen módon is teljesíthető, amennyiben ezáltal a bizonylatok összes adata késedelem nélkül előállítható, folyamatosan leolvasható és utólag nem módosítható. Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a megőrzési kötelezettség az eredeti iratokra vagy azokról – a jogszabályi előírások figyelembevételével – készített másolatokra vonatkozik. Amennyiben bizonyos irat eredeti példányának megőrzését jogszabály nem írja elő, az adóhatósági eljárásban nem kérhető.

A papír alapú iratok megőrzése bizonyos mennyiség felett költség-és munkaigényes, ezért ezeket a jogszabályi elévülési időket és a cég selejtezési szabályzatát figyelembe véve szükséges selejtezni. Továbbá a jövőt illetően lehetőség szerint érdemes lépésről lépésre átállni az elektronikus dokumentumkezelésre és a digitális archiválásra, amely biztosítja a dokumentumokhoz való gördülékeny hozzáférést akár az elévülési időn túl is.

[link]