Egy kisebb rendezvényhez szeretnék pénzügyi tervet készíteni, hogy a potenciális szponzoroknak ne a levegőbe beszéljek. Van valakinek tapasztalata ebben a témában?

Nem árt tapasztalt szervezőt bevonni. Néhány általános dolog, amit célszerű betartani:

Meg kell határozni a célt, a fő eseményeket.

Össze kell írni, milyen anyagi eszközök kellenek (a wc papírtól az esetleges színpadig).

Össze kell írni a potenciális szereplőket, beleértve a szervezőket, rendfenntartókat is is.

Ehhez azt, milyen szakismeretekre van szükség.

Össze kell írni, milyen feltételek kellenek (mekkora és milyen terület, infrastruktúra, mi van jó időben, rossz időben, és hasonlók)

Össze kell írni a szükséges engedélyeket, intézési módját határidejét.

Meg kell határozni a várható részvételi létszámot, ez függ a toborzás módjától.

Fentiekből feladatsort kell készíteni, és minden feladathoz szerepeket (aki elvégzi őket) és létszámot, határidőt rendelni. Ebből derül ki, elvégezhető-e a feladat, mindenre gondoltatok-e.

Végül minden tevékenység költségét, bevételét, időbeliségét megbecsülni. Ez a költségvetés, ami megmondja, mikor kinek mennyit kell fizetni, mikor, hol, mennyi bevétel lesz.

Mindezeket és még sok apróságot rendbeszedve leírni, ez a megvalósíthatósági tanulmány.

És ha megvannak a források, minden kijön, akkor lehet a nyilvánosságot bevonni, azaz a reklámot megkezdeni.

De a jó szervezettség alapvető, különben nagy pofára esés lesz, és még örülhettek, ha nem lesz hozzá nagy pénzügyi csőd is.

Ezért előtte szervezzetek néhány kisebb rendezvényt úgy faluszinten, pl. a helyi fiataloknak, nyugdíjasoknak. és többféle tematikával. ezekkel lehet gyakorlati tapasztalatokat is szerezni. Nagyobb rendezvény sok szakértelmet igényel, és ezek nélkül óriási a pénzügyi csőd veszélye.