Hogy lehet jól nyilvántartani a szabadságigényeket nagy létszám esetén?

Valamilyen munkaerőnyilvántartó szolgáltatást vásárolnak meg, amibe mindenki maga be tud lépni (sori dolgozóknál a csopvez), és fel tudja vinni a jelenléti ívet és a szabadságterveket is. Be lehet állítani jóváhagyókat, másodlagos jóváhagyókat stb. Sok ilyen rendszerbe más modulok is bekapcsolhatóak mint pl. a cafeteria, bérpapírok.

A modernebb megoldások havidíjasak és a szolgáltató cég ad hozzá támogatást, pl. képzések a dolgozóknak.

Ilyen pl. a Nexon ( [link] én őket ismerem, bérszámfejtő cégeknél nézzetek körül, ki mit ajánl.

"Ekkcelről" ilyen rendszerre átállni azért szokott nehéz lenni, mert nagy az ellenállás a vezetés részéről (sokba kerül, külső cég stb.) Kell becsléseket végezni, hogy a jelenlegi rendszer mennyibe kerül (főleg munkaórában, kitölteni, ellenőrizni, javítgatni). Ez tovább fog emelkedi, ha nő a cég. Ezt kell szembeállítani a profi szolgáltatással (nagy egyszeri költség bevezetéskor, viszont kiszámítható mert havidíjas, időt lehet vele spórolni, több jóváhagyó beállítható mert automatikus, jól auditálható).

Nálunk kisebb csoportokra van osztva a szabadságolás nyomon követése, mivel nyilván nem tudja a hr osztályunk 270 ember igényét folyamatosan szemmel tartani (meg nem is akarja).

Egyszerűen mindenki a saját beosztottjainak szabadságaiért felel egészen a legkisebb vezetőkig. Nyilván úgy van ez felosztva, hogy a különböző együttműködő csoportok vezetői havonta leülnek és megbeszélik kit hogy tudnak elengedni, de nálunk ebből kevés van, illetve ritkán ütközik.

A legkisebb vezetőkhöz 15-20 ember tartozik közvetlen beosztottként, kicsit följebb már csak 5-10, majd egyre kevesebb. Az ügyvezető igazgató már csak a vezető beosztású kollégák szabadságolási terveit kéri be nyár elején és karácsony előtt, hogy lássa a vezetőség létszáma hogy fog alakulni és szükség esetén tudjon rajta korrigálni.

Minden vezetőnek (legyen az halandó csoportvezető, vagy főmérnök szintű atyaúristen) kötelességei között szerepel a szabadságolások nyilvántartása és azok kiadása, valamint erre terv készítés negyedévente. A hr osztálytól visszacsatolás érkezik minden hónapban a közvetlen vezetőkhöz, hogy kinek hány napja van még az évben.

Ez így első hallásra bonyolultnak tűnik, de abszolút jól követhető és tartható.

Nálatok nem tudom milyen a hierarchia, mennyire megvalósítható ez.

Egyébként magát a nyomtatványt is lehet több A/3-as oldalra nyomtatni, összeragasztani, így nagyíthatók a betűméretek, valamint ha profibbak akartok lenni, akkor ki is lehet nyomtatni nagyobb méretben. Szerintem csak ezért a nyomtatási kellemetlenségért abszolút nem éri meg beruházni egy nyilvántartó programba.