Asszisztens, adminisztrátor, titkárnő, mi a különbség?

Nyugodtan keresd bármelyiket, általában a munkaadók se tudják, mi a különbség :)

Egyébként elvileg az asszisztens belefolyik az alapszintű szakmai munkába, a titkárnő az iroda működésével és/vagy a főnékével kapcsolatos közvetlen, nem szakmai feladatokat látja el (pl. nyomtatópapír beszerzése, megbeszélések szervezése), az adminisztrátor meg a szigorúan vett papírmunkát. De ezt tényleg nem szokták sehol tartani, ha asszisztens vagy, ugyanúgy kell pl. kávét főznöd és elugrasztanak a boltba, mert csak az egész nagy helyeken szokott lenni még titkárnő is.

Így van, ahogy az előttem író leírta.

Egy kutya általában.

Sőt, most már nagyon sok helyen egybeveszik a könyvelővel is. Tehát legyél titkárnő, intézz el minden adminisztrációs feladatot a cégnél, legyen saját autód, jogsid, hogy az eszközöket beszerezd, csinálj meg minden papírmunkát, de hogy még a könyvelőt se kelljen fizetni, így legyél könyvelő is egyben és végezd el a könyvelői feladatokat is.

Hát ez van.:(

Jól látod kérdező!

Arra azért készülj fel, ha titkárnő, asszisztens illetve adminisztrátor szeretnél lenni, hogy nagyon komoly elvárásoknak kell majd megfelelned többkörös állásinterjúkon, ugyanis ezekre a pozíciókra a legnagyobb a túljelentkezés. A sok diplomás munkanélküli ugyanis, aki a szakmájában képtelen elhelyezkedni, mind ezekre pályázik.

Tehát, ha nem rendelkezel minimum 3-4 év szakmai tapasztalattal (gondolom nem), tárgyalási szintű angol nyelvismerettel (telefonálás külföldre, fordítás stb.) és valamilyen közgazdasági, pénzügyi végzettséggel akkor én azt javaslom, hogy meg se próbáld, mert időpocsékolás... Egyébként már az angol egymagában sem ér olyan sokat, általában egy másik nyelvet is elvárnak minimum társalgási szinten, főleg német, francia vagy szlovák.

Én azt gondolom jobban jársz, ha elmész egy normálisabban fizető üzembe dolgozónak, mert a fizetésed nem lesz sokkal kevesebb (mondjuk lesz 90 és nem 110), de nem kell 3 ember 3 napi munkáját 1 nap alatt elvégezned, és a lényeg, hogy legalább megvan az esélyed bekerülni. Tudom, hogy menőbb irodában üldögélni, de a kérdésed alapján szerintem a mai elvárások mellett neked esélyed nincs egy ilyen helyre bekerülni, maximum ismerősön keresztül. Bocs, nem akartam bántó lenni, de ilyen a világ.

Egyébként, a nevükben van, hogy mit csinálnak.

Adminisztrátor: adminisztrál

Asszisztens: valamilyen projekthez asszisztál, segédkezik, tehát lényegében segédmunkás (ugyanaz mint a kőműves segéd, csak irodában)

A titkárnő pedig lényegében a főnök személyi asszisztense, tehát a vezető ügyeit intézi.

De ma már a 3 lényegében, ugyanaz és mindegyik csinál mindent...Remélem tudtam segíteni.

Azért nem egészen értek egyet a fentebbi hozzászólókkal. Az asszisztens egészen más tészta. Az előfordul, hogy egy gagyi cég összemossa ezeket a fogalmakat, mert még a vezetés sem ismeri a különbséget, vagy eladhatóbbá akar tenni egy kávéfőző munkakört. Magára valamit adó cégnél nem az.

Asszisztens: általában egy vezető vagy valamilyen speciális munkakört betöltő szakember jobb keze, aki nem elsősorban csak az adminisztratív feladatokat végzi el helyette, mint momndjuk a titkárnő, hanem részt vesz a projektekben, az érdemi munkában is. Általában a pályakezdő diplomások először egy vezető asszisztenseiként kezdenek, mellette tanulják meg a "szakmát" úgymond. Amikor már önálló feladatmegoldásra alkalmasak, akkor előléphetnek önálló munkaterületekre, nem feltétlenül vezetői munkakörbe. Vannak akik életük végéig asszisztensek maradnak, tehát az előrelépés nem törvényszerű. Ismerek ilyeneket. A lényeg, hogy a három közül az asszisztensi munka több, mint a másik kettő.

Adminisztrátor: irodai munkakörök alja, általában adatokat rögzítenek számítógépre, és olyan papírmunkákat végeznek (irattározás, fénymásolás, iktatás, archiválás), amiket mindenki rühell a cégnél. A bankban, ahol dolgoztam, volt egy hölgy, aki egész nap egy sötét pincében ült, és ABC sorrendbe vagy dátum szerint rendezgette, fűzögette hatalmas dossziékba a papírhalmazokat. Szóval ez egy monoton, unalmas munka. Nem feltétlenül jobb, mint egy gyártósori összeszerelő, bár nézőpont kérdése.

Titkárnő: ő általában a cégvezető vagy magasabb szintű igazgatók mellett van. Leveleket ír, postát bont, iktat, kávét főz, utazásokat szervez, szállodát intéz, étterembe helyet foglal, kiszolgálja a főnök vendégeit. Semmi extra, nem kell hozzá diploma (annak ellenére, hogy sok helyen elvárják), kicsit színesebb és érdekesebb munka, mint az adminisztrátoré. A titkárnő bizalmi pozíció, ahogy a nevében is benne van. A jó főnökök általában jobban honorálják a titkárnők munkáját pont a bizalmi jellege miatt. Aki nem akar saját karriert, és szereti, ha folyton utasításra cselekedhet, annak ideális munka.

Asszisztensi pozícióban dolgozom ügyvezető mellett. Feltétel volt a szakirányú diploma, illetve a cégnél (a leányvállalatokkal hivatalosan használt) angol nyelv magas szintű ismerete.

Engem neveztek már személyi asszisztensnek, asszisztensnek és titkárnőnek is.

Az valamennyire sokatmondó volt, hogy a főnököm külföldi pozícióból tért vissza. Az interjún megkérdezte, hogy nagy baj-e, ha időnként kávét is kell főzni, mert náluk erre külön embert alkalmaztak. Mondtam hogy dehogy, ha nem ez fogja a munkám 90%-át kitenni.

A kávéfőzés egyébként talán heti 1 alkalom, ha külsős vendég jön, a belsős munkatársak önnállóan főznek maguknak a megbeszélés előtt. A főnökömnek szoktam reggelente főzni egyet, de ez inkább figyelmesség részemről, mint elvárás a főnök részéről. Rendes főnök, ezért én is szívesen beviszem azt a kávét, ha látom, hogy karikás szemmel érkezik.

Eleinte betanulós időszak van, néhány hónap kell ahhoz, hogy ténylegesen kiismerd a cég működését, a rutinokat, az elvárásokat és nem utolsósorban a főnök személyiségét.

A próbaidő letelte után behívott egy értékelő megbeszélésre, ahol elmondta a véleményét és engem is megkérdezett, hogy róla hogy vélekedek.

Aztán lassanként csepegtetett kisebb, már szakmaibb jellegű feladatokat. Eleinte bizalmas szakmai anyagok szerkesztése, később már önálló összeállítása. Érzésem szerint akkor kezdett valóban bízni bennem (érthető módon időre volt szüksége, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mennyire vagyok lojális és titoktartó), illetve tesztelni az egyéb készségeimet.

Most már a vezérigazgató nevében kiküldött levelek esetében annyit mond, hogy "kérlek az alapján állíts össze gy angol nyelvű levelet, amit a Laci írt tegnap délután". Egyik elismerés a részéről, hogy néha át sem olvassa, megbízik bennem, hogy megfelelő minőségű.

Továbbá mondta, hogy hosszútávon szeretne szakmai asszisztensnek, ezért egy szakmai posztgraduális képzést is felajánlott, amit örömmel elfogadtam.

A legnagyobb elismerésnek azt tekintem, amikor azt mondja, hogy "nahát, te olvasol a gondolataimban". Ez azt jelenti számomra, hogy megfelelően kiismertem a viselkedését és jó arányban azonosítom be, hogy mit kérhet majd tőlem. Ezért mire valóban kéri, már el van intézve.

Fontosnak tartom kiemelni, hogy ebben a pozícióban nagyon sok múlik a közvetlen felettes személyiségén. Nagyon kellemessé, de pokollá is tudja tenni a munkahelyen töltött időt. Korábban hasonló munkakörben próbaidő alatt éltem a felmondás lehetőségével, mert a főnököm egyszerűen kiszámíthatatlan idegbeteg volt. A legváratlanabb pillanatokban kezdett el üvölteni - és ez semmilyen összefüggésben nem volt a probléma nagyságával. Bizalmatlanul viselkedett velem, látványosan ellenőrzött, ezzel komoly pszichés terhelést adva, a motivációmat meg a nullára csökkentve.

A jelenlegi főnököm ezzel szemben szándékosan nem szól a kisebb hibákért (feltételezi, hogy én is észrevettem, feleslegesen stresszelne a leteremtésemmel), gyakran használja a "köszönöm" és a "kérem szépen" szavakat. Ha házon kívül van, mindig mobilon hív, nem vezetékesen (ami ellenőrzés is lenne). Ha jól teljesítek, nem felejt el megdicsérni és megköszönni a munkámat.

Ennek hatására nem érzem megterhelőnek, ha túlóráznom kell, szívesen intézek neki akár magánjellegű dolgokat is még munkaidőn kívül is. Ezeket minden esetben hangsúlyozottan megköszöni, illetve kérésre bármikor elenged munkaidőben, ha olyan van, azt viszont nem engedi, hogy ilyenkor kevesebb munkaórát számoljak el. A túlórákat kifizetik.

A hozzáállása miatt erőn felül próbálok teljesíteni és cseppet sem érzem stresszesnek vagy fárasztónak, hogy akár napi 10-12 órát kell dolgozni.