Hogyan lehet növelni a hivatali hatékonyságot?

Például, mikor kormányablakba van az ember és azt látja, hogy a 13-as ablaknál Ügyintéző Marika két ügyfél között 5-10 percen át a telefont nyomkodja, az nem hatékony.

Megértem én, hogy ezek az ügyintézők finoman szólva sincsenek túlfizetve és ezért fekáliáznak bele az egészbe ("Kis pénz, kis foci" ugyebár), de azért nem is kéne felháborodni azon, ha ezt az ügyfél is kimondja, mit tapasztal.

3: de nem mindenki van HO-ban. Aki meg pl ügyfélszolgálatos, tehát kvázi ugyanazt csinálja, mint a kormányablakos, az max annyi időre áll meg egy nap, hogy elmenjen a mosdóba. Az első munkahelyemen a főnök szóvátette ha beszélgetünk vagy ha felállok a géptől és kinézek az ablakon. A cigiseket folyamatosan b@szogatta, hogy miért mennek le napi 3-nál többször. Ahol utána dolgoztam, ott külön képzés volt, hogy hogyan tegyük hatékonyabbá a munkánkat, és ezt mérni is kellett. Az mág kérdés, hogy a saját munkafolyamataim már eleve annyira optimalizálva voltak, hogy ezzel nem tudtam igazán mit kezdeni. De ugye egy cégnél ez kőkemény pénzkérdés.

A hivatalban meg... onnan nem fognak más céghez átmenni az ügyfelek, ha lassú az ügyintézés. Nem kapkodnak, mert megtehetik, ne szokja meg senki, még a főnök se, hogy ennél gyorsabban is meg lehet valamit csinálni. Kormányhivatallal is kellett leveleznem rengetegszer a munkám miatt, milliószor volt, hogy nem tartották be a saját határidejüket, hibáztak és csak lezárták az ügyemet, adhattam be újra, teljes nonszensz. Volt olyan ügytípus, aminél végül módosították is az ügymenetet, korábban bementél és megkaptad az igazolást, most igényeld meg és küldik 8 napon belül (ami 10-15 inkább), persze mindezt az ügyfél kényelméért. Na persze.

Teljesen a munka jellegétől függ.

Pl. aki ügyfélszolgálatos az igenis az ügyféllel foglalkozzon. Ha szünete van, menjen ki. Nem ott az ügyféltérben telefonálgasson meg kávézgasson. Ebből az ügyfél arra gondol, hogy lóg. Ha nem látja, akkor nem fog neki hiányozni.

Ha nincs közvetlen kontakt ügyféllel, de bármilyen ügy további menete függ tőled, a munkádtól, akkor arra kell törekedni, hogy ne miattad álljon az ügy, minél hamarabb végezni vele.

Egyébként meg a felettesednek kéne meghatározni, hogy az elvárás és azon kell-e javítani, és hogyan.

Azèrt, mert a KKV-nál van mèrhető, matematikai haszna az adott tevèkenysègnek, nem mindig, de gyakran.

Közigazgatásban nagyon sok pozíciónak az èg világon semmi hozzáadott èrtèke nincsen, semmi olyan, amièrt a versenyszfèrában bárki is fizetne egy petákot is, de a közszfèrába belefèr a költsègvetèsbe, ezáltal van, mièrt ne, ha nem lenne, csak csökkentenèk a költsègvetèst.