Nyelvtanilag melyik mondat helyes?

történt

csak arra hivatkozhatsz ami már megtörtént. múlt idő

A "történő" nem folyamatos jelen (ilyen igeidő nincs is a magyarban), hanem folyamatos melléknévi igenév.

A "történt" pedig nem múlt idő (bár azonos az alakja), hanem befejezett melléknévi igenév.

Az, hogy melyik a helyes, attól füg, hogy lezajlott-e már az egyeztetés, vagy még folyamatban van.

Ha már megtörtént az egyeztetés, akkor "történt".

Ha még zajlik, akkor "történő".

Ha az egyeztetés a múltban már lezajlott és lezárult, a múlt idő helyes.

Amennyiben az egyeztetés még most is tart, a felek még nem állapodtak meg, a történő használata javasolt.

Véleményem szerint viszont az első verzió a helyes, mert a magyar folyamatos és befejezett melléknévi igenevek nem annyira az időviszonyokat fejeznek ki, hanem inkább az aktív (cselekvő) és passzív (szenvedő) szemléletet. Például, ha "A fiú könyvet olvas." mondat szereplőire melléknévi igeneves szerkezettel utalunk, akkor az aktív szereplőre, a fiúra azt kell mondanunk, hogy "az olvasó fiú", akkor is, ha a cselekvés a múltban történt. A passzív "szereplőre" a könyvre viszont úgy kell utalnunk, hogy az "olvasott könyv", ha éppen most történik az olvasás. Az "olvasó könyv" itt érezhetően hülyeség...

Az "egyeztetés történik" kifejezésben aktív szemlélet van, ezért "e-mailben történő egyeztetésről kell beszélni.