Mi a különbség a hivatkozási szám ügyiratszám és iktatószám között?

Ügyiratszám:

Egy adott ügy szám (pl engedélyezési eljárás)

Iktatószám:

Egy adott dokumentum száma (amivel beiktatták a postaprogramba, vagy a saját belső rendszerükbe) Egy ügyön belül több különböző dokumentum keletkezik ezek ügyiratszáma azonos, iktatószáma különböző.

Hivatkozási szám: egy adott ügyben kiküldött több érintett esetén az adott érintettre vonatkozó dokumentum(ok) külön száma. Ezen hivatkozási szám és az ügyiratszám alapján tudják beazonosítani.

A közfeladatot ellátó szerveknél jogszabály fogalommeghatározása szerint:

"iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot"

"ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat"

A hivatkozási szám fogalmát nem definiálja, ezzel kapcsolatos rendelkezése:

"Az iktatókönyv tartalmazza minimálisan az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén:

...

h) hivatkozási szám (idegen szám)"

Ez alapján definiálhatjuk úgy, hogy másik természetes vagy jogi személynél keletkezett irat ottani egyedi azonosítója.

forrás:

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

[link]