Miért fontos megszervezni az ügyviteli munkafolyamatokat és mik az alapelvei?

Azért fontos megszervezni az ügyviteli munkafolyamatokat, mert csak ezek segítségével folyhat megfelelően a munka egy cégnél, vállalatnál.

Ezek határozzák meg, milyen sorrendben, hová érkezzenek a bejövő számlák, levelek, elintézendő ügyek, milyen főosztályok, osztályok következzenek az ügymenet során egymás után.

Ennek a folyamatnak a lényege, hogy a felelősség kérdése is eldönthető abban az esetben, ha vitás téma születik.

Kinek kellett volna intézkednie, milyen határidő betartásával, kit kellett volna még bevonni az ügyintézésbe, kit kellett volna még tájékoztatni a felmerült kérdés kapcsán.

Az ügyviteli szabályzatban foglalják össze ezeket, pontosan behatárolva az egyes ügyintézők feladatát is.

Mi a feladata, munkája a pénzügyi, könyvviteli, stb. ügyintézőnek, milyen nyilvántartásokat kell vezetnie, kinek köteles továbbítani az okmányokat, milyen átadási, átvételi bizonylatok felhasználásával.

Pontosan meghatározza a szabályzat, ki miért felelős, az aláírás jogát, azzal járó felelősséget is leszögezi.

Az alapelvek nyilván az áttekinthetőség, világos, egyértelmű szabályok felállítása, jól érthető, értelmezhető legyen,a cég minden egyes ügyintézőjére, dolgozójára nézve megfelelő útmutatással szolgáljon.